การจัดการสารสนเทศ

 การจัดการสารสนเทศ

          ความหมายและประเภทของข้อมูลและสารสนเทศ

                   ข้อมูล (Data) คือ สิ่งต่างๆ หรือข้อเท็จจริงที่ได้รับจากประสาทสัมผัสหรือสื่อต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์หรือการประมวลผล โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น

           การแบ่งประเภทของข้อมูลขึ้นอยู่กับ

– ความต้องการของผู้ใช้

– ลักษณะของข้อมูลที่นำไปใช้

– เกณฑ์ที่นำมาพิจารณา

           ตัวอย่าง   การแบ่งข้อมูล 4 รูปแบบ ดังนี้

1. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล   เป็นการแบ่งข้อมูลโดยพิจารณาจากการรับข้อมูลของประสาทสัมผัสของร่างกาย  ได้แก่

– ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา

– ข้อมูลเสียงที่ได้รับจากการฟังด้วยหู

– ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก

– ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติด้วยลิ้น

– ข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง

2. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ   โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรือการได้รับข้อมูล  ได้แก่

– ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data)  คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูล โดยตรงด้วยวิธีต่างๆ    เช่น จากการสอบถามการสัมภาษณ์การสำรวจการจดบันทึก

             ตัวอย่าง    ข้อมูลปฐมภูมิ  ได้แก่  ข้อมูลการมาโรงเรียนสายของนักเรียน  ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1

                              ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ  1  เดือนที่ผ่านมา

– ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data)  คือ  การนำข้อมูลที่ผู้อื่นได้เก็บรวบรวมหรือบันทึกไว้มาใช้งาน ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมและบันทึกด้วยตนเอง  จัดเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต  มักผ่านการประมวลผลแล้ว

             ตัวอย่าง     ข้อมูลทุติยภูมิ  ได้แก่  สถิติการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1  ในปีพ.ศ.2550

3. การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในในสื่ออิเล็กทรอนิกส์   มีลักษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล  แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุลของข้อมูลนั้นๆ ได้แก่

– ข้อมูลตัวอักษร   เช่น  ตัวหนังสือ  ตัวเลข  และสัญลักษณ์  ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .txt  และ .doc

– ข้อมูลภาพ  เช่น  ภาพกราฟิกต่างๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทัล ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น  .bmp  .gif  และ .jpg

– ข้อมูลเสียง  เช่น  เสียงพูด  เสียงดนตรีและเสียงเพลง ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้าย

ชื่อไฟล์เป็น .wav  .mp3  และ  .au

– ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว  เช่น  ภาพเคลื่อนไหว  ภาพมิวสิกวีดีโอ  ภาพยนตร์  คลิปวิดีโอ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .avi

4. การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์   มีลักษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์มาก  แต่มุ่งเน้นพิจารณาการแบ่งประเภทตามการนำข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์  ได้แก่

– ข้อมูลเชิงจำนวน  มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้  เช่น จำนวนเงินในกระเป๋า  จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน

– ข้อมูลอักขระ  มีลักษณะเป็นตัวอักษร  ตัวหนังสือ  และสัญลักษณ์ ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูลและเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้  เช่น  หมายเลขโทรศัพท์  เลขที่บ้านและชื่อของนักเรียน

– ข้อมูลกราฟิก  เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์  ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่  เช่น เครื่องหมายการค้า  แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ

– ข้อมูลภาพลักษณ์  เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์์เป็นหลัก  ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล  ย่อหรือขยาย  และตัดต่อได้  แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการอย่างอื่นได้

                   สารสนเทศ (Information) คือ สิ่งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล  เพื่อให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์

ในด้านการวางแผน  การพัฒนา  การควบคุมและการตัดสินใจ

             การแบ่งสารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ  เช่น

1. การแบ่งสารสนเทศตามหลักแห่งคุณภาพ  ได้แก่  สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน

2. การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด  ได้แก่  สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศภายนอกองค์กร

3. การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้  ได้แก่  สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศ สาขาสังคมศาสตร์ สาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีและสารสนเทศสาขาอื่น ๆ

4. การแบ่งตามการนำสารสนเทศไปใช้งาน  ได้แก่  สารสนเทศด้านการตลาด  สารสนเทศด้านการวิจัยและพัฒนาบุคลากรและสารสนเทศด้านการเงิน

5. การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ  ได้แก่    สารสนเทศที่เน้นวิชาการ  สารสนเทศที่เน้นเทคนิค  สารสนเทศที่เน้นบุคคลและสารสนเทศที่เน้นการปฏิบัติ

6. การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ  ได้แก่  สารสนเทศระยะแรกเริ่มและสารสนเทศระยะยาว

7. การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ  ได้แก่  สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศปรุงแต่ง

8. การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ  ได้แก่  สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง  สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ  สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุและสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นอิเล็กทรอนิกส์

9. การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น  ได้แก่  สารสนเทศที่ทำประจำ สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมายและสารสนเทศที่ได้รับหมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ

          คุณสมบัติของข้อมูล

                  การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ  หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์  องค์การจำเป็นต้องลงทุน  ทั้งในด้านตัวข้อมูล  เครื่องจักรและอุปกรณ์  ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับ  เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ  การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง  สามารถดำเนินการได้  ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน  ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี  ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน  ดังนี้

       1. ความถูกต้อง  หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์  ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำและอาจมีโอกาสผิดพลาดได้  โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงาน เพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำ มากที่สุด  โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่  มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคน หรือเครื่องจักร  การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

       2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้  มีการตอบสนองต่อ ผู้ใช้ได้ ้เร็ว  ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ  มีการออกแบบระบบการเรียนค้นและรายงานตาม ผู้ใช้

       3. ความสมบูรณ์  ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย  ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม

       4. ความชัดเจนและกะทัดรัด  การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้  มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบ คอมพิวเตอร์

       5. ความสอดคล้อง  ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ  ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร  ดูสภาพการใช้ข้อมูล  ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้อง

สรุป 

                 ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนิน งาน  หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่นๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันทีจะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อ ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว

                 สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว  อาจใช้วิธีง่ายๆ เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิค ขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความ เกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่างๆ ได้  สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียงหรือรูปภาพต่างๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย  สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียง อย่างเดียวเท่านั้น