การจัดการสารสนเทศ
ความหมายและประเภทของข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) คือ สิ่งต่างๆ หรือข้อเท็จจริงที่ได้รับจากประสาทสัมผัสหรือสื่อต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์หรือการประมวลผล โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว
เป็นต้น
การแบ่งประเภทของข้อมูลขึ้นอยู่กับ
– ความต้องการของผู้ใช้
– ลักษณะของข้อมูลที่นำไปใช้
– เกณฑ์ที่นำมาพิจารณา
ตัวอย่าง การแบ่งข้อมูล 4 รูปแบบ ดังนี้
1. การแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล เป็นการแบ่งข้อมูลโดยพิจารณาจากการรับข้อมูลของประสาทสัมผัสของร่างกาย ได้แก่
– ข้อมูลภาพที่ได้รับจากการมองเห็นด้วยดวงตา
– ข้อมูลเสียงที่ได้รับจากการฟังด้วยหู
– ข้อมูลกลิ่นที่ได้รับจากการสูดดมด้วยจมูก
– ข้อมูลรสชาติที่ได้รับจากการรับรสชาติด้วยลิ้น
– ข้อมูลสัมผัสที่ได้รับจากความรู้สึกด้วยผิวหนัง
2. การแบ่งข้อมูลตามแหล่งข้อมูลที่ได้รับ โดยพิจารณาจากลักษณะของที่มาหรือการได้รับข้อมูล ได้แก่
– ข้อมูลปฐมภูมิ
(Primary Data) คือ
ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูล โดยตรงด้วยวิธีต่างๆ เช่น จากการสอบถามการสัมภาษณ์การสำรวจการจดบันทึก
ตัวอย่าง ข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่
ข้อมูลการมาโรงเรียนสายของนักเรียน
ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1
ซึ่งได้จากการจดบันทึกในรอบ 1
เดือนที่ผ่านมา
– ข้อมูลทุติยภูมิ
(Secondary Data) คือ
การนำข้อมูลที่ผู้อื่นได้เก็บรวบรวมหรือบันทึกไว้มาใช้งาน ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมและบันทึกด้วยตนเอง จัดเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต มักผ่านการประมวลผลแล้ว
ตัวอย่าง ข้อมูลทุติยภูมิ ได้แก่
สถิติการมาโรงเรียนสายของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1
ในปีพ.ศ.2550
3. การแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีลักษณะคล้ายการแบ่งข้อมูลตามลักษณะของข้อมูล แต่มีการแยกลักษณะข้อมูลตามชนิดและนามสกุลของข้อมูลนั้นๆ ได้แก่
– ข้อมูลตัวอักษร เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข
และสัญลักษณ์
ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .txt
และ .doc
– ข้อมูลภาพ เช่น
ภาพกราฟิกต่างๆ และภาพถ่ายจากกล้องดิจิทัล ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .bmp
.gif และ .jpg
– ข้อมูลเสียง เช่น
เสียงพูด เสียงดนตรีและเสียงเพลง
ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้าย
ชื่อไฟล์เป็น .wav .mp3
และ .au
– ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว เช่น
ภาพเคลื่อนไหว
ภาพมิวสิกวีดีโอ ภาพยนตร์ คลิปวิดีโอ ข้อมูลประเภทนี้มักมีนามสกุลต่อท้ายชื่อไฟล์เป็น .avi
4. การแบ่งข้อมูลตามระบบคอมพิวเตอร์ มีลักษณะคล้ายและใกล้เคียงกับการแบ่งข้อมูลตามการจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์มาก แต่มุ่งเน้นพิจารณาการแบ่งประเภทตามการนำข้อมูลไปใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ ได้แก่
– ข้อมูลเชิงจำนวน
มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น จำนวนเงินในกระเป๋า จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน
– ข้อมูลอักขระ มีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ
และสัญลักษณ์ ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูลและเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น
หมายเลขโทรศัพท์
เลขที่บ้านและชื่อของนักเรียน
– ข้อมูลกราฟิก
เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่ เช่น เครื่องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ
– ข้อมูลภาพลักษณ์
เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์์เป็นหลัก ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล ย่อหรือขยาย
และตัดต่อได้
แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการอย่างอื่นได้
สารสนเทศ (Information) คือ สิ่งที่ได้จากการประมวลผลของข้อมูล
เพื่อให้สามารถนำมาใช้ประโยชน์
ในด้านการวางแผน การพัฒนา
การควบคุมและการตัดสินใจ
การแบ่งสารสนเทศสามารถแบ่งได้หลายรูปแบบ เช่น
1.
การแบ่งสารสนเทศตามหลักแห่งคุณภาพ
ได้แก่ สารสนเทศแข็งและสารสนเทศอ่อน
2.
การแบ่งสารสนเทศตามแหล่งกำเนิด
ได้แก่
สารสนเทศภายในองค์กรและสารสนเทศภายนอกองค์กร
3.
การแบ่งสารสนเทศตามสาขาความรู้
ได้แก่
สารสนเทศสาขามนุษยศาสตร์ สารสนเทศ สาขาสังคมศาสตร์ สาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีและสารสนเทศสาขาอื่น ๆ
4.
การแบ่งตามการนำสารสนเทศไปใช้งาน
ได้แก่ สารสนเทศด้านการตลาด สารสนเทศด้านการวิจัยและพัฒนาบุคลากรและสารสนเทศด้านการเงิน
5.
การแบ่งตามการใช้และการถ่ายทอดสารสนเทศ
ได้แก่
สารสนเทศที่เน้นวิชาการ สารสนเทศที่เน้นเทคนิค สารสนเทศที่เน้นบุคคลและสารสนเทศที่เน้นการปฏิบัติ
6.
การแบ่งตามขั้นตอนของการพัฒนาสารสนเทศ
ได้แก่ สารสนเทศระยะแรกเริ่มและสารสนเทศระยะยาว
7.
การแบ่งสารสนเทศตามวิธีการผลิตและการจัดทำ
ได้แก่ สารสนเทศต้นแบบและสารสนเทศปรุงแต่ง
8.
การแบ่งสารสนเทศตามรูปแบบที่นำเสนอ
ได้แก่
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นเสียง
สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นข้อความ สารสนเทศที่มีลักษณะเป็นโสตทัศนวัสดุและสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นอิเล็กทรอนิกส์
9.
การแบ่งสารสนเทศตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น
ได้แก่ สารสนเทศที่ทำประจำ สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมายและสารสนเทศที่ได้รับหมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ
คุณสมบัติของข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์ องค์การจำเป็นต้องลงทุน ทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักรและอุปกรณ์
ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับ
เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาเหล่านี้
และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1. ความถูกต้อง
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก
ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์
ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำและอาจมีโอกาสผิดพลาดได้
โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงาน
เพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำ มากที่สุด
โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศส่วนใหญ่
มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคน
หรือเครื่องจักร การออกแบบระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ มีการตอบสนองต่อ ผู้ใช้ได้ ้เร็ว
ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ มีการออกแบบระบบการเรียนค้นและรายงานตาม ผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์
ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากจึงจำเป็นต้องออกแบบ
โครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้
มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบ
คอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร
ดูสภาพการใช้ข้อมูล
ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้อง
สรุป
ข้อมูล (Data)
คือ
ข้อเท็จจริงหรือสาระต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ
อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนิน งาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่นๆ ข้อมูลเหล่านี้
ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันทีจะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อ
ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
สารสนเทศ (Information)
นั้นคือ
ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
อาจใช้วิธีง่ายๆ เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิค ขั้นสูง
เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น
เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความ
เกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่างๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียงหรือรูปภาพต่างๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียง
อย่างเดียวเท่านั้น